Customer Bayar lebih / Overpay di Accurate Accounting Software

Kelebihan Bayar (Overpay) & Memotong Faktur Berikutnya

Saat menerima pelunasan pelanggan ada kemungkinan terjadi kelebihan bayar(overpay), di ACCURATE overpay ini menjadi Existing Credit yang dapat digunakan di pelunasan berikutnya. Lalu bagaimana menggunakan Existing Credit tsb?

Contoh kondisi Overpay : Invoice 14 juta di lunasi 15 juta, sehingga overpay 1 juta.

Overpay
ACTIVITIES | SALES | SALES RECEIPT

Daftar Pelunasan Pelanggan akan ada informasi bahwa pelunasan tersebut lebih bayar di kolom Overpay, dan kelebihan bayar tersebut belum terpakai terlihat dari Overpay Used masih 0.

LIST | SALES | SALES RECEIPTS.
LIST | SALES | SALES RECEIPTS.

Overpay untuk memotong faktur berikutnya

Di form pelunasan berikut nya untuk Customer bersangkutan akan ada Existing Credit, yang dapat di digunakan untuk pelunasan faktur berikut nya dengan cara centang pilihan Apply From Credit.

Overpay3
Penerimaan pelanggan berikutnya di potong Overpay
List Sales Receipts terupdate untuk kolom OVERPAY USED
List Sales Receipts terupdate untuk kolom OVERPAY USED

Mengembalikan Overpay Jika Tidak Ada Invoice Outstanding

Jika Overpay(kelebihan bayar di Customer Receipt) mau dikembalikan ke Customer berupa Uang, sedang sudah tidak ada invoice yang outstanding lagi, berikut adalah cara yang harus dilakukan :

  1. Buat Item baru Type Non Inventory Part dari List – Items klik New, Dengan Nama “Pengembalian Overpay” misalnya. Set GLAccount Item ini untuk Sales, Sales Disc dan Sales Return ke Account Cash/Bank mana kita keluar Uang.
  2. Buat Sales Invoice baru per tanggal keluarnya Uang, dari Activities – Sales – Sales Invoice. pilih Customer ke Customer kemana kita kembalikan Kelebihan Bayar tersebut, lalu Item pilih item yang kita buat diatas, Qty isi 1, Unit Price isi sebesar Overpay yang akan dikembalikan, Save & Close. Jurnal yang terjadi adalah Piutang/AR(Debet) pada Cash/Bank(Kredit) .
  3. Buat Customer Receipt, pilih Customer bersangkutan, centang option “Apply From Credit”, centang Invoice yang baru kita buat diatas, Save & Close. Jurnal yang terjadi adalah Piutang/AR(Debet) pada Piutang/AR(Kredit) , jadi habis.

Jadi inti dari jurnal diatas sebenarnya Piutang/AR(Debet) pada Cash/Bank(Kredit) .

Notes : Jika ada kasus yang sama, tapi kita keluarkan uang bukan dari account Cash/Bank yang sama dengan diatas, baiknya buat satu Item Type Non Inv Part baru lagi, dengan setting GLAccount ke akun Cash/Bank yang dimaksud. Jadi tidak disarankan mengedit setting GLAccount Item yang sebelumnya.

Posted in Accurate Accounting Software and tagged , .